¿Son suficientes las comunicaciones por voz? El famoso psicólogo Albert Mehrabian descubrió que, cuando hablamos con alguien, solo una pequeña parte de la información que obtenemos de esa persona procede de sus palabras. En una conversación, más del 50 por ciento de la comunicación es no verbal, por lo que es necesario ver el gesto o la mirada de la otra persona, como explicaba también un compañero recientemente en este blog. Las comunicaciones de voz no son suficientes, por tanto, y para una comunicación efectiva en el entorno laboral es necesario en muchas ocasiones utilizar la videoconferencia, cuando no estamos frente a la otra persona.
Existe una idea equivocada desde hace muchos años de que la reducción del tiempo y el ahorro del coste de viaje es el único beneficio de la videoconferencia. Según una encuesta a clientes de Polycom, su aportación principal es el aumento de la eficiencia o productividad (94 por ciento), seguido del incremento del impacto de las reuniones (88 por ciento), la aceleración en la toma de decisiones (87 por ciento) y la reducción de los costes de viaje (87 por ciento). La videoconferencia facilita también el teletrabajo y la conciliación laboral. Me resulta curioso el dato de que el 11 por ciento de los participantes no se ponga ropa de vestir formal de cintura para abajo durante las videoconferencias.
Este sistema lleva con nosotros ya más de 25 años. En el pasado, un despliegue de videoconferencia típico incluía un grupo de terminales de vídeo de sala e infraestructura de multiconferencias. Los terminales eran muy caros y la tecnología estaba restringida a los ejecutivos para reuniones de alto perfil. El entorno era complejo (usabilidad, problemas de red, etc.), la experiencia de usuario no era buena y necesitaba de personal dedicado.
En aquellos días, la videoconferencia se operaba como un silo, completamente aislado de otros sistemas de comunicación relacionados dentro de la organización (telefonía, mensajería instantánea, etc.). Esta separación entre sistemas clave impactaba en la fiabilidad, capacidad de gestión, la rentabilidad y la experiencia de usuario, lo que a su vez reducía la adopción y el uso.
Ahora, gracias a una serie de mejoras tecnológicas, de usabilidad y reducción drástica de coste de propiedad de los terminales, los despliegues de videoconferencia y el uso se han incrementado de forma exponencial. En muchas empresas el número de terminales de videoconferencia incluye no solo los equipos de salas de reuniones sino cientos o miles de usuarios que acceden desde el puesto de trabajo o dispositivos móviles. La videoconferencia está ahora al alcance de todos.
La necesidad de dar soporte a entornos de videoconferencia a gran escala se ha generalizado y sobrepasado los recursos y capacidades técnicas de los departamentos TI de las compañías.
Los usuarios esperan y necesitan ahora una experiencia de colaboración completa, que incluya voz, vídeo y contenido. Y requieren acceso a herramientas de colaboración en los lugares donde trabajan, en la oficina o en movilidad. Para dar soporte a estos usuarios, las empresas necesitan soluciones ajustadas en costes, distribuidas para asegurar una buena experiencia en cualquier parte del mundo, redundantes para garantizar la disponibilidad y altamente escalables. Y todo esto se debe acometer de una forma que sea fácil de comprar, usar y gestionar. Estos desafíos han conducido a la necesidad de utilizar servicios desde la nube.
Los beneficios reales de la videoconferencia se producen, sin embargo, cuando forma parte de todo el ecosistema de comunicaciones unificadas y colaboración de la compañía. Una solución de comunicaciones unificadas hoy en día tiene todas las capacidades al integrar una gran cantidad de funciones como aplicaciones de voz fijas y móviles, telefonía IP, mensajería unificada, mensajería instantánea, presencia, conferencia de audio vídeo y web, y una amplia gama de terminales soportados como teléfonos IP o videoteléfonos, softphones, terminales de videoconferencia, etc.
Este entorno integrado de comunicaciones unificadas y colaboración ofrece al usuario una experiencia completa y única dentro de las aplicaciones y de los procesos de negocio y puede ayudar a las compañías a transformar su cultura, sus procesos de negocio y metodologías de trabajo, la forma en que se relaciona con sus clientes, su capacidad de innovar, etc.
La ley de Metcalfe dice que el beneficio de una red crece exponencialmente a medida que la red crece. Esto es válido para un entorno de videoconferencia y colaboración. Como otras tecnologías, la videoconferencia en una organización puede convertirse fácilmente en un entorno complejo y aislado pero las empresas pueden evitarlo, dotándola de un alcance orientado al usuario y global. Se trata de que las organizaciones vean la videoconferencia como parte de un entorno integrado de comunicaciones unificadas en la nube y no como una isla tecnológica.
Imagen: JulianBleecker
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