Hace unas semanas Gartner publicó su cuadrante mágico para las soluciones de reunión en el que posiciona a cada uno de los fabricantes del mercado. Además, del informe se extraen algunas conclusiones muy interesantes de cara a entender cómo evolucionará el trabajo en los próximos años. Una de las que considero más relevantes y quiero analizar en este post es que para 2024 solo el 25 por ciento de las reuniones serán presenciales, frente al 60 por ciento actual.
Las reuniones en remoto están al alcance de un solo clic
Una de las razones fundamentales de este incremento tan fuerte de la no necesidad de estar presentes físicamente en las reuniones es, sin duda, el auge que están teniendo las soluciones de comunicaciones unificadas y colaboración. El estudio también refrenda este hecho al concluir que los trabajadores sentimos que ya tenemos la tecnología necesaria para poder participar remotamente en las reuniones. Gracias a estas soluciones, participar en una reunión desde cualquier lugar, ya sea teletrabajando desde casa o en remoto desde otra oficina, está al alcance de un solo clic. Pero no parece suficiente, al menos si nos atenemos a los datos de otros dos informes presentados en los últimos días respecto a la penetración del teletrabajo en España.
En España se echa de menos una cultura de empresa que facilite el teletrabajo
Según un estudio de Infojobs, en España solo el 19 por ciento de los empleados que trabajan en empresas que pueden implementarlo tiene la opción de teletrabajar, mientras que el recientemente presentado VIII Informe sobre absentismo del Adecco Group Institute lo sitúa en el 15 por ciento. En cualquier caso, una cifra muy lejana del 37 por ciento de Dinamarca, 33 por ciento de Suecia o el 30 por ciento de Holanda, los tres países que encabezan el ranking europeo de países con un mayor porcentaje de empleados que teletrabajan, ya sea de manera permanente u ocasional, según los últimos datos de Eurostat recogidos en ITuser. En el informe de Adecco, además, se propone el teletrabajo, entre otras, como una medida paliativa del absentismo laboral, situado en máximos históricos y que en 2018 supuso la friolera de 5.400 millones de euros para las empresas, el equivalente al 0,4 por ciento del PIB, 344 euros por asalariado, según el mismo informe.
Si la tecnología ya está lista, la tenemos instalada en nuestros ordenadores y dispositivos móviles, desde la empresa se impulsan programas de eWork o el digital workplace y el resto de los países de nuestro entorno tiene mejores ratios que nosotros… ¿qué está pasando? En mi opinión todavía no tenemos una cultura de empresa que facilite el teletrabajo.
Recomendaciones para implantar la cultura del teletrabajo
Aun entendiendo la complejidad que conlleva el cambio cultural en una organización, me atrevo a enumerar una serie de recomendaciones extraídas de varios informes y que corroboro con mi propia experiencia como teletrabajador dos días a la semana desde hace más de diez años, tanto liderando equipos distribuidos en varios países como miembro de uno de ellos.
En relación a los responsables de equipo, pasar de la dinámica de la reunión presencial, o simplemente de tener a sus colaboradores sentados al lado a tenerlos a distancia, supone un esfuerzo extra. Este esfuerzo, cuya contraprestación debe ser una mayor productividad y compromiso por parte del empleado, debe centrarse sobre todo en un aumento considerable de la comunicación con los colaboradores. En un artículo reciente publicado en Medium, basado en un caso real, se establecía como indicador de éxito, entre otros, la frecuencia de las comunicaciones que el responsable tiene con su equipo, volviéndose clave de nuevo las herramientas de comunicaciones unificadas y colaboración. El objetivo que debe buscar este líder de equipo con dichas comunicaciones es el mismo que cuando gestiona un equipo local y en el artículo se destacan cinco aspectos: propósito, foco, guía, cambio y crecimiento.
Por otro lado, como miembro de un equipo de trabajo distribuido, teletrabajando o no, me parece muy relevante lo sugerido en un artículo reciente escrito por la People analytics manager de Google, una compañía con más de 100.000 empleados distribuidos en más de 150 ciudades de más de 50 países, donde dos de cada cinco equipos son distribuidos y el 48 por ciento de las reuniones involucra a participantes remotos. En dicho artículo se muestran los resultados de una encuesta hecha a más de 5.000 empleados en la que, aparte de confirmar que la efectividad del trabajo remoto está a la par que el presencial, se dan las siguientes recomendaciones:
- En lugar de comenzar una reunión yendo directamente a la agenda, es recomendable emplear algún tiempo al comienzo de la misma para interesarse por el otro, con preguntas abiertas que permitan conectar más allá de lo meramente profesional.
- En lugar de dar por hecho cuál es el horario preferido del otro, es recomendable preguntar cuándo es el mejor momento para reunirse, para ajustarse al mismo.
- Es importante crear conexiones virtuales verdaderas y, para ello, recomiendan por ejemplo utilizar la videoconferencia, donde la expresión de la cara, los gestos, etc. facilitan una conexión más auténtica que solo la voz. Además, recomienda reforzar dichas conexiones en persona cuando sea posible.
Hace unos días, el pasado 16 de septiembre, fue el Día internacional del teletrabajo. Puede que no sea fácil, pero creo que ahora más que nunca depende de nosotros.
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