Cinco millones y medio de euros anuales podría ser el ahorro simplemente para la Administración General del Estado del uso de la factura electrónica con sus proveedores. Si el ahorro lo hacemos extensivo a su implantación en el sector privado o tenemos en cuenta la optimización de los procesos empresariales que permite, las ventajas de este documento electrónico son evidentes. Por eso, desde hace más de una década se viene desarrollando normativa para dotarla de plena garantía jurídica y equipararla a la factura en papel cuando se confirma la autenticidad del remitente y la integridad del contenido.
El actual contexto económico ha propiciado un impulso adicional, y con la Ley 25/2013 se ha pasado de otorgarle validez legal a exigir su utilización. Así, a partir del próximo 15 de enero de 2015, será obligatorio el uso de la factura electrónica para emitir facturas de más de cinco mil euros a la Administración Pública. Además, se extiende este empujón al sector privado y se permite que para determinados sectores (telcos, utilities, servicios financieros a consumidores) el cliente pueda exigir factura electrónica y también y en el caso de agencias de viajes, transportes de viajeros y comercio al por menor cuando la contratación se haya realizado por medios electrónicos.
Con esta medida la Administración persigue un doble objetivo: por un lado, agilizar el pago a sus proveedores y, por otro, mejorar los costes del proceso de facturación.
Respecto a lo primero, la AA.PP quiere controlar la morosidad y,en este sentido, ha cambiado completamente el paradigma: se realizará primero el control contable y luego la validación de la unidad que ha encargado los trabajos.
Respecto al ahorro de costes, se ha identificado un ahorro potencial de 3,48 euros por factura, lo que supondría unos 5,5 millones de euros anuales para la Administración General del Estado. Y éste es el motivo por el que la nueva normativa también busca la dinamización de la factura electrónica en el sector privado en un momento en que las empresas necesitan como nunca mejorar su competitividad.
Del mismo modo que para el envío en papel se contaba con el operador postal, para el envío electrónico lo más práctico es apoyarse en un prestador de servicios de facturación electrónica. Telefónica cuenta con el servicio eFactura, que elimina la complejidad que hay detrás de estos cambios normativos. Se trata de un servicio ofrecido en modo cloud, lo que permite una rápida puesta en marcha y, de este modo, cumplir con los plazos marcados por la ley.
Al integrarse, además, con los sistemas contables de las compañías, no sólo permite el cumplimiento de los requisitos legales, sino la optimización de los procesos de la empresa en tiempo, coste y control. De hecho, es una oportunidad de oro para no limitarse a cumplir con lo que exige la ley, sino optimizar los procesos de gestión interna, por ejemplo, extendiendo el proyecto a la recepción de facturas de los proveedores.
En definitiva, nos encontramos ante unos requisitos exigentes por parte del marco normativo, pero hay que entender los motivos subyacentes, ya que va a redundar en mayor liquidez para los proveedores de las Administraciones Públicas y una mejor competitividad en el sector privado.
Los plazos de la Ley 25/2013 están a la vuelta de la esquina, por lo que aquellas empresas que aún no lo hayan hecho tienen que adaptarse para poder trabajar con facturación electrónica antes del próximo 15 de enero, pero hay compañías con demostrada trayectoria en las que apoyarse para cumplir este reto.
Imagen: kozumel
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