La educación financiera sigue siendo una asignatura pendiente para muchos españoles, según la última Encuesta de Competencias Financieras, publicada recientemente. En ella, la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV) y el Banco de España, en colaboración con el Instituto Nacional de Estadística (INE), evaluan los conocimientos de los españoles en este sentido. También son fundamentales las finanzas para startups, ya que una correcta gestión contable es clave para conseguir inversiones de los fondos de venture capital y así potenciar su desarrollo y crecimiento. Los emprendedores deben sentirse tan seguros con sus números como con sus tecnologías.
Diez dudas de gestión contable
Para ello en este post, desde Wayra, tras diez años de inversión ininterrumpida en 800 startups, vamos a resolver las diez dudas contables más recurrentes en un proceso de due diligence (auditoría de compra). Se trata de ayudar a superar el reto que conlleva levantar una ronda de inversión de forma exitosa, teniendo en cuenta los aspectos contables más delicados de una empresa. Éstas son nociones claves de finanzas para startups:
¿Cómo identificar de forma correcta un activo intangible?
El software desarrollado por una startup es un activo intangible. ¿Qué se necesita para definir su valor contable? Como norma general, pueden considerarse todos los gastos en los que se haya incurrido para su desarrollo: personal, materiales, gastos indirectos… pero ¡ojo!, estos gastos tienen que poder separarse y estar específicamente identificados.
Tener en cuenta todos los costes relacionados con el desarrollo de un activo intangible es positivo para la startup, ya que le permitirá repartir estos gastos a lo largo del tiempo vía amortización.
¿Cómo registrar los ingresos?
Un concepto clave para saber la diferencia entre venta e ingreso es el criterio de devengo. Éste considera que toda transacción o acción económica se debe registrar en el momento en el que ocurre, independientemente de la fecha de pago o cobro.
Por ejemplo, si una startup ofrece servicios de streaming debe contabilizar el ingreso cuando preste el servicio al cliente. No en el momento de facturación, firma de contrato ni cobro de una venta.
¿Cómo contabilizar los gastos?
Siguiendo con el ejemplo de la startup que ofrece servicios de streaming, imaginemos que va a organizar un evento para clientes y, para ello, contratará a una empresa de catering. Los gastos se deberán contabilizar cuando se hayan prestado los servicios de la empresa de catering y no en función de cuándo firme el contrato, reciba la factura del proveedor o la pague. Es otro aspecto importante de las finanzas para startups.
¿Cuándo debe generarse una cuenta de existencias?
Imaginemos que, tras el evento del ejemplo anterior, la startup decide comprar cien tabletas para vender a sus clientes junto con su software, en los próximos cinco años.
Sería un error registrar un único gasto por la compra de todas las tabletas. Lo correcto es registrar una cuenta de existencias con el valor de las tablets (materia prima), a la que posteriormente se sumen los costes de transformación (materia en curso) para conseguir el producto final (producto terminado). Dichas existencias pasarán a ser gasto cuando la compañía las venda vía variación de existencias.
¿Cómo gestionar una provisión?
Pensemos, en el caso de la empresa de catering que veíamos, que el proveedor no envía la factura hasta un año más tarde. En ese caso, la startup deberá contabilizar el gasto, aunque no tenga la factura físicamente, a través de una provisión llamada FPR (Facturas Pendientes de Recibir).
¿Cómo funcionan los BINS (Bases Imponibles Negativas)?
Los BINS o créditos fiscales son derechos que se generan con la Hacienda Pública cuando una compañía presenta un resultado negativo y, en vez de tener que pagar el Impuesto de Sociedades, sale “a devolver”.
Este crédito puede reconocerse siempre que la empresa tenga resultados negativos. Sin embargo, es importante no caer en el error de registrar el crédito cuando la proyección a largo plazo sea de pérdidas continuas.
Los créditos fiscales solo se reconocerán en la medida en que resulte probable que la startup disponga de ganancias fiscales futuras que le permitan recuperarse en un plazo no superior a diez años.
¿Cómo gestionar la caja con efectividad?
Cuando una startup está buscando financiación es especialmente importante que la caja esté en orden.
Muchas veces, con el ajetreo del día a día, se puede perder el control sobre su manejo y puede dejar de cuadrar con lo registrado en contabilidad. Por ello, es importante llevar un control periódico para identificar errores recurrentes como pagos duplicados, facturas cobradas con importes incorrectos, cobros con fecha posterior al cierre, etc. La caja no puede ser en ningún caso negativa.
¿Todo activo puede depreciarse?
Sí, si ha perdido valor a lo largo del tiempo. Estos son algunos ejemplos:
- Inmovilizado: Activos que han sufrido desperfectos y no pueden utilizarse, sean tangibles o no.
- Existencias: Si se han quedado anticuadas, no se consigue darles salida en un plazo razonable de tiempo o han sufrido daños.
- Clientes: Si en la cuenta de clientes existen facturas vencidas con más de 180 días de antigüedad o dudas razonables sobre su cobro.
¿Cómo registrar una subvención?
Las subvenciones siguen el criterio de devengo anteriormente mencionado. Para contabilizar el ingreso hay dos opciones:
- Subvenciones al capital: En este caso se llevará a ingresos, a la vez que la amortización de dicho activo (o de su baja, en el caso de que no aplique amortizarlo).
- Subvenciones a la explotación: Se registrará el ingreso en el momento en el que se conceda, independientemente de cuándo se reciba el dinero.
¿Y si se registra mal un gasto?
Y, para terminar con este decálogo de claves de finanzas para startups, si por error se contabiliza mal un gasto y se descubre una vez terminado el año fiscal, la forma correcta es contabilizarlo como contra reservas.
Es más frecuente oír hablar de las características que comparten las startups con éxito que de su gestión financiera. Muchas startups aún no comprenden su importancia y, precisamente por eso, puede convertirse en su talón de Aquiles.
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