El 81 por ciento de las organizaciones considera que la gestión de las personas es el aspecto más relevante en el contexto de la colaboración empresarial, por encima de la tecnología o del espacio, las otras dos dimensiones del puesto de trabajo digital. Es una de las conclusiones del informe de IDC y Ricoh “La colaboración empresarial como clave para impulsar la productividad de las organizaciones”.
Fuente: Informe "La colaboración empresarial como clave para impulsar la productividad de las organizaciones”.
El estudio arranca con la nada fácil tarea de definir la colaboración empresarial, para lo que muchas empresas encuentran gran dificultad y cuyo significado se precisa en el informe como “una forma de trabajar que se basa en obtener el máximo potencial derivado del talento y la interacción de las personas a través del uso frecuente de tecnologías que permiten comunicación e interactividad y de una transformación física de los espacios de oficina hacia centros de recursos de valor añadido. La colaboración empresarial pone el foco en las personas y necesita de una cultura corporativa que fomente el trabajo en equipo para impulsar la productividad de las empresas y mejorar la experiencia de los usuarios, convirtiéndose en un factor estratégico para el crecimiento de las organizaciones.”
Otra de las conclusiones importantes de este trabajo, fruto de la encuesta realizada a más de 200 empresas y administraciones públicas, es que las tecnologías para la colaboración empresarial son las principales iniciativas de transformación digital que han implementado las empresas en el último año, y cuyo principal beneficio es la implantación de una cultura de colaboración, que se traduce en un incremento de productividad, que es la principal ventaja para el 37 por ciento de las empresas encuestadas, mientras que para el 20 por ciento lo más importante es ganar agilidad en la toma de decisiones.
Pese a lo anterior, según las empresas encuestadas el 77 por ciento de las reuniones todavía se sigue realizando de manera presencial o telefónica y esta cifra llega a un 85 por ciento para las de menos de cien empleados. El dato refleja claramente que implantación y adopción no siempre van de la mano y, por tanto, la importancia de usar métricas de utilización que deben conducir a la puesta en práctica de medidas correctoras específicas: formación, comunicación interna, esponsorización ejecutiva, etc. que mejoren dicha adopción.
Mención aparte merece el apartado destinado a la videoconferencia. El 21 por ciento de las compañías encuestadas declara no disponer de ningún sistema de este tipo, sea de sala o de PC, porcentaje que aumenta hasta el 40 por ciento para las empresas de menos de cien trabajadores, si bien todas ellas están de acuerdo en que su uso mejoraría sustancialmente la eficiencia de las reuniones.
Otra conclusión del informe es la falta de una visión integral de la colaboración empresarial, aspecto fundamental para conseguir un aumento de la productividad, ya que ésta solo puede llegar de una mejora de la experiencia de usuario gracias a la integración de las distintas herramientas, tecnologías y dispositivos. Así, solo el 7 por ciento de las organizaciones tienen soluciones completas de colaboración, mientras que el resto (68 por ciento de las empresas encuestadas) ha desplegado soluciones en silos, entre las que destacan las de trabajo compartido en documentos y espacios online. Esta falta de integración es precisamente la principal razón para impulsar soluciones de colaboración, por encima del ahorro de costes, ya que el 71 por ciento de las compañías considera que el sistema de colaboración empresarial con el que cuentan no es óptimo.
La transformación digital, entendida como el “proceso continuo por el que las empresas implementan cambios disruptivos en su organización para unificar de forma natural el componente digital y el físico”, obliga a replantear conceptos más amplios, como la cultura de colaboración y la gestión de las personas, que resultan fundamentales ante demandas claves de los empleados como la posibilidad de una mayor conciliación entre vida laboral y personal y, en definitiva, una mayor flexibilidad.
Resulta necesario cambiar la manera de trabajar de las personas y evolucionar hacia una correcta gestión del talento, y es que cualquier proyecto o problema planteado en la empresa necesita de la diversidad de este último para implementarse con éxito y el talento es cada vez más dinámico, online, sin fronteras y orientado a tareas. El uso de tecnologías de colaboración es de una importancia capital a la hora de su captación y gestión, así como para contribuir a solventar su déficit, reconocido por el 24 por ciento de las organizaciones de toda Europa según el informe IDC Predictions 2018, en el que admiten que no tienen suficientes personas con habilidades digitales y encontrarlas fuera de la organización es un desafío.
Imagen: Qetesh
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