Cada día somos más exigentes y tenemos la necesidad de disponer de toda o la máxima información en cualquier lugar y a cualquier hora, y esto aplica tanto a nuestro entorno personal (agenda, fotos, vídeos, redes sociales, mensajería instantánea, entretenimiento, formación, etc.) como al profesional. En este ámbito queremos contar con todas las facilidades para que nuestra manera de trabajar nos permita ser lo más productivos y “felices” posible.
Respecto a la productividad, la conectividad y la colaboración son claves en este momento. Se impone el ecosistema de las comunicaciones unificadas (Unified Communications and Collaboration o UC&C), que ponen a nuestro alcance agenda, correo electrónico, presencia, mensajería instantánea profesional, integración con el directorio de la compañía, meeting rooms (tanto en su modalidad de salas de proyecto como en la de eventos puntuales), llamadas de audio o multiaudio, videoconferencias y multivideoconferencia, presentación de proyectos, o escalado desde un simple chat a voz, documentación compartida, presentación de escritorio, vídeo, etc. según las necesidades.
En cuanto a la felicidad en el puesto de trabajo, según Forbes, la flexibilidad es la llave:
- Los trabajadores la valoran sobre casi cualquier otra cosa, por detrás del salario.
- El 66 por ciento de los millennials americanos considera que una organización que adopta un modelo de trabajo flexible, móvil y remoto tiene una ventaja competitiva sobre aquéllas que requieren que los empleados estén en la oficina de 9:00 a 17:00 horas.
El hecho de que un empleado pueda trabajar desde cualquier lugar con acceso a todo aquello que necesita según su perfil y con garantías de seguridad le proporciona agilidad, permite que pueda colaborar mejor y su productividad sea mayor y le ayuda a conciliar. Todas ellas son capacidades del nuevo digital worker.
Me centraré ahora en la productividad en los entornos laborales, ¿de qué tipos de espacios disponemos? Personales (la mesa de trabajo habitual), colaborativos (salas de reuniones), zonas comunes y espacios virtuales o de trabajo en movilidad, básicamente. Y desde cada uno de estos nuevos (y no tan nuevos) espacios de trabajo buscamos unas facilidades. Por ejemplo, desde el puesto personal necesitamos ver qué áreas de trabajo están disponibles o en uso y poder seleccionarlas rápidamente, reservar recursos, ver el estado de presencia de colegas e interactuar de múltiples formas con ellos.
Y, dado que los requerimientos cambian, es necesario definir una estrategia respecto a la definición de los espacios, las herramientas de acceso a los mismos y sus funcionalidades (para lo cual es muy recomendable la asesoría de un consultor de comunicaciones para los aspectos técnicos: ancho de banda, interoperabilidad, acceso externo, latencia, calidad de servicio, dispositivos de usuario, etc.). El diseño adecuado de los espacios de colaboración, por ejemplo, merece un capítulo propio si queremos que los usuarios disfruten de una experiencia óptima y que integren estas herramientas colaborativas dentro de su operativa de trabajo habitual: hay que cuidar desde la posición de la mesa de reunión, de la cámara, la resolución de la pantalla de visualización, la colocación de los micrófonos y la orientación de los altavoces a la forma de conseguir la luz óptima.
Imagen: Who is Danny/shutterstock
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