“Las empresas que usen un proceso de mejora continua para implementar y ajustar sus iniciativas de comunicaciones unificadas serán un 80 por ciento más exitosas que aquellas que no lo hagan”, señala Gartner.
Ejemplos prácticos de sus ventajas en el día a día son la recepción de un buzón de voz en el correo o en varios dispositivos a la vez, la facilidad con la que se puede realizar una llamada de video o compartir el escritorio, o el click to call, una funcionalidad mediante la cual se puede llamar simplemente haciendo clic sobre el nombre del compañero con quien se quiere hablar. Todo ello desde diversos dispositivos y, por supuesto, independientemente de la ubicación en la que se encuentre el usuario.
Y es que si tanto las comunicaciones dentro de la empresa como las que salen fuera de la organización están unificadas, es posible garantizar que cualquier tipo de información llega de forma rápida a nuestros compañeros, partners o clientes, y además podremos elegir el medio que mejor se adapte a cada situación.
Las comunicaciones unificadas se implementan sobre la telefonía IP y, bajo esta tecnología, es posible unificar múltiples canales de comunicación de forma ágil y sencilla: voz (mediante el número único), mensajería, presencia, vídeo, redes sociales e incluso agrupar todos ellos sobre un contact center.
Gartner encumbra a Cisco y Microsoft como los mejores de este año en este tipo de tecnologías y les siguen de cerca Unify y Alcatel, todos ellos socios tecnológicos de Telefónica en sus soluciones de comunicaciones unificadas.
Éstas facilitan la movilidad de los empleados y que la cooperación entre ellos resulte natural y fluida. Por tanto, podemos afirmar que incrementan la productividad, reducen los costes y mejoran la colaboración.
Otra ventaja de la implementación de este tipo de tecnologías es el uso del video, como explicaba en un artículo anterior. En este caso concreto, se aprecia de forma radical el ahorro, cuantificado no sólo en dinero que se evita en traslados sino en tiempo de las personas. Gracias a las comunicaciones unificadas, las distintas sedes de una red corporativa pueden estar más unidas, lo que favorece un claro retorno de la inversión.
Desde luego, la adopción de este tipo de soluciones debe ir siempre ligada a una gestión del cambio, promovida por alguno de los departamentos encargados de la implantación, ya que suponen un cambio en la forma de trabajar y deben utilizarse de la manera adecuada para que los resultados sean realmente efectivos.
Según un estudio de Unify (anteriormente Siemens Enterprise Communications) realizado en 2012, hoy en día, el 35 por ciento de los profesionales están lejos de su lugar de trabajo principal al menos un 20 por ciento de su tiempo. Empleamos un tiempo muy valioso en orquestar el trabajo con terceras personas, lo que deja muy poca disponibilidad para ejecutar el trabajo efectivo. Y, además, del 79 por ciento de las personas que trabaja en equipos virtuales, un 75 por ciento está distraída en las reuniones y un 56 por ciento reconoce que tiene baja productividad.
Dicha productividad se conseguiría adecuando las comunicaciones unificadas a cada perfil de empleado según sus necesidades. Para ello es muy conveniente seguir una metodología que permita analizar y definir estos perfiles, así como la transición para conseguir el éxito en la implantación.
Yendo más allá, si todas estas ventajas las trasladamos a la nube, la productividad de la que hablaba, también puede traducirse en optimización de costes:
- Comercialización como una cuota mensual, lo que conlleva las ventajas de Opex versus Capex.
- No existe inversión.
- Las actualizaciones están garantizadas.
- Ahorro energético, de espacio y todo lo que implica alojar una centralita en un data center.
- Facilidad y rapidez en el despliegue, lo que también permite crecer según las necesidades de cada momento. Se podrían crearnuevos agentes y extensiones en el otro lado del mundo de manera instantánea, por ejemplo.
Imagen: r2hox
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