¿Habéis oído hablar de Microsoft Excel como eSport? Pues bien, a finales del año pasado se celebró la FMWC Open, el campeonato de referencia de hojas de cálculo. Puede resultar sorprendente pero lo cierto es que en nuestro día a día a veces también hay una especie de competición de PowerPoint…
Recientemente leí un artículo de Javier Bernard, que me encantó. En él diferenciaba entre hacer presentaciones eficaces y el arte de hablar en público. Son cosas bien distintas. Tanto como un huevo y una castaña en realidad: es el valor de las historias, capaces de emocionarnos, frente al tedioso PowerPoint.
No hay duda, además, entre la efectividad de algo que merece la pena escuchar y que nos impacta y la de una sucesión de diapositivas -o, peor aún, de slides, como dicen algunos- que rezamos para que no lleguen a veinte.
Esto segundo la mayoría de las veces provoca hastío y desconexión casi desde el principio. Y es que el PowerPoint no tiene alma, podría decirse que forma parte de la burocracia de las organizaciones. Son presentaciones que se hacen una vez y se rehacen trescientas para utilizarlas “enemil”. De ellas nadie espera brillantez, se asume su mediocridad. A veces incluso se cuela en ellas una fecha que no se ha cambiado o un logo antiguo. Su punto fuerte, como suele decirse, es que “el PowerPoint lo aguanta todo”.
Pero el buen orador o un público exigente no comulgan con esta filosofía.
PowerPoint: una herramienta útil cuyo uso se ha pervertido
Y ¡ojo! no vamos a negar que tenga su utilidad. PowerPoint puede resultar práctico como herramienta de trabajo porque ayuda a sintetizar y ordenar las ideas. El problema es que nos olvidamos de que hay otras formas de contar las cosas y en las organizaciones se cae en una perversión de su uso, como ocurre con las reuniones.
En muchas ocasiones sirve para disimular las carencias de quien habla. De hecho, muchos parecen incapaces de hacerlo sin una ppt detrás. La diapositiva se convierte en sí misma en el objetivo final, en lugar de las ideas.
Forma sobre contenido
Predomina la forma sobre el contenido. ¿Cuánto tiempo perdemos – sobre todo los que no manejamos con soltura la herramienta- con fuentes, colores, imágenes, animaciones y encajando puntos y gráficos en plantillas que a veces aprietan más que el corsé de Escarlata O’Hara en “Lo que el viento se llevó”? Me encantaría saber la cifra de directivos que hay en el mundo en este momento dedicados a ello o -más probablemente- encargando a alguien de su equipo que lo haga.
Es frecuente que a estas presentaciones les falte gracia, gancho y, lejos de ayudar a asimilar mejor el mensaje, provoquen que el público se ponga en modo piloto automático… ¿Quién no ha sentido alguna vez alivio en un evento cuando le ha tocado el turno alguien que ha dicho que no había preparado presentación? Nos recolocamos en la silla como esperando por fin escuchar algo distinto e interesante.
Como escribía Xavier Marcet, “Un primer legado es sobrevivivir. Un segundo legado es crecer. Un tercer legado es impactar positivamente en los demás de un modo significativo. El legado es algo más que unas gráficas de resultados. El legado es el relato profundo que descubrimos después…”
Innovar también en la manera de contar las cosas
El año pasado publicamos un post de un compañero sobre “El poder de las «estructuras liberadoras". En él decía que somos cada vez más conscientes del valor de las personas y de la innovación en las organizaciones pero “parece que, a la hora de explorar, compartir ideas y trabajar colaborativamente, nos encontramos como los mercaderes del siglo XIII usando ábacos”. Magnífica metáfora aplicable también a la manera en que transmitimos las cosas.
Aunque con Jeff Bezos tengo sentimientos encontrados, me parece un detalle de inteligencia y buen gusto que haya prohibido utilizar PowerPoint en las reuniones de Amazon. Como alternativa propone ensayos o memorandos de no más de seis páginas, cuya lectura de media hora proporciona una visión más valiosa, y sobre los que luego se debate.
Bezos, Harvard y Franck Frommer coinciden
Bezos considera – y no ha inventado él esta rueda- que la “estructura narrativa” es más fácil de entender por los seres humanos que unas ideas generales resumidas en PowerPoint. El mismísimo Juan Luis Arsuaga explicaba en Espacio Fundación Telefónica hace unos años que no hay nada que seduzca más al cerebro que una buena historia. Es lo más persuasivo, como ya reveló Aristóteles.
La mejor manera de crear sinapsis entre nuestras neuronas es la emoción. No es lo mismo una anécdota que un listado de siete puntos o la intersección de tres nubes y una pirámide invertida, ¿verdad? (En un próximo post pondré ejemplos sobre la manera en que intentamos abordar la tecnología en este blog para amplificar su alcance).
De ahí que cada vez más empresas veten el PowerPoint. Harvard ya advertía de sus peligros. Y ha pasado más de una década desde que Franck Frommer en su libro “Cómo PowerPoint te hace estúpido ‘ llamara la atención sobre cómo "suplanta a la argumentación y la persuasión”. Incluso ha llegado a calificarse como una "amenaza interna" para las organizaciones.
El peligro de una presentación farragosa llevado al extremo
Aunque es un ejemplo extremo, en la página de Prezi se explica que en agosto de 2003 la comisión que investigaba el accidente del transbordador espacial Columbia concluyó que los ingenieros de la agencia espacial norteamericana habían confiado en exceso en el PowerPoint como herramienta para explicar aspectos técnicos complejos. Se dice que una presentación farragosa y difícil de entender no permitió calibrar bien los riesgos.
La realidad es que hoy por hoy es la herramienta por excelencia de presentaciones en todo el mundo -hasta ha llegado a los colegios para los trabajos de los niños. El problema está, como siempre, en el uso que se haga de ella.
Lo importante es no anteponer las ppt a las habilidades de comunicación, que las presentaciones sean solo un complemento, que resulten comprensibles y amenas y, sobre todo, entender que no todo pasa por PowerPoint. ¿Qué tal como propósito de 2022 -aunque llegue en febrero- empezar a contar las cosas de otra manera, más eficaz de verdad?
Imagen: n0cturbulous
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