Según un reciente artículo de Harward Business Review la mayoría de los empleados asistimos a una media de 62 reuniones al mes. Este número es aún mayor en el caso de los ejecutivos de las empresas, que les dedican entre un 40 y un 50 por ciento del total de su horario laboral: unas 23 horas semanales de las que, según su propia valoración, ocho son totalmente improductivas. Sin embargo, en la era de la colaboración, de la inteligencia colectiva, en que necesitamos de la participación de los demás para sacar adelante cualquier proyecto, la importancia de las reuniones es capital y también hay tecnología que mejora las reuniones. Parece imprescindible, por tanto, plantearse cómo hacer más efectivo el tiempo que dedicamos a estos encuentros.
Hay muchas formas de hacerlo. Por un lado, existen una serie de mejores prácticas que recaen directamente en el organizador y los asistentes, como son la preparación de las mismas, facilitar la participación activa, pedir sugerencias de mejora tras su finalización, etc. , mientras que otras tienen que ver con la utilización de la tecnología existente. Veamos estas últimas.
Si hay participantes externos en las reuniones, lo que sucede en el 78 por ciento de las ocasiones según varios estudios, utilizar tecnología de videoconferencia en lugar de solo audioconferencia mejora la efectividad de las mismas, ya que convertirá a los asistentes remotos en “participantes de primera clase” en lugar de ser una voz lejana que interviene de vez en cuando. Conscientes de la importancia que están cobrando las soluciones de videoconferencia en las salas de reuniones, los fabricantes de estos equipos están introduciendo de forma continua capacidades de inteligencia artificial en ellos, con el objetivo de mejorar la experiencia de usuario. Se trata de eliminar cualquier elemento de fricción derivado de la tecnología, para que los asistentes puedan centrarse solo en el contenido de la reunión.
Algunos ejemplos que encontramos ya en el mercado se engloban bajo tecnologías como reconocimiento del habla y procesamiento del lenguaje natural. Un ejemplo son los asistentes virtuales, que proporcionan funcionalidades que pueden ir desde facilitar la marcación por voz desde el equipo a controlar la luminosidad o temperatura de la sala. Otro ejemplo es la capacidad de transcripción del contenido de la reunión, tanto en tiempo real como a posteriori y, en este último caso, con los puntos más importantes destacados, llamadas de atención sobre las acciones que deben emprenderse o etiquetado de las intervenciones de los participantes.
Otra tecnología que proporciona capacidades de inteligencia artificial a las salas es la visión artificial. Algunos ejemplos son el reconocimiento facial, que permite la personalización de la sala según los “parámetros de confort” de un usuario concreto, el etiquetado en tiempo real con su nombre, que facilita saber con quién estamos hablando, la detección automática de quien lo hace paraun mejor encuadre de la imagen, correcciones de la luminosidad o el color de dicha imagen, difuminado del fondo o incluso personalización del mismo para no distraer la atención de los asistentes más allá de la comunicación que se produce. Otra aportación de la visión artificial es la detección del número de personas que asiste a la reunión, muy útil para por ejemplo facilitar métricas de retorno de inversión de la sala.
El tercer tipo de tecnología se refiera a aquélla que hace un análisis intensivo en tiempo real de los datos obtenidos del encuentro para mejorar el contexto de la misma al determinar, por ejemplo, el nivel de atención de los asistentes con información contextual como los últimos documentos compartidos entre ellos, o mostrar los perfiles en redes sociales tanto de los participantes como de sus empresa, todo lo cual facilita unas reuniones más productivas.
Debido a la capacidad de computo requerida por los algoritmos utilizados y a la gran cantidad de datos que necesitan, muchas de estas capacidades de inteligencia artificial solo se pueden lograr mediante la conexión de estos equipos a la nube, ya sea a través de soluciones puras o híbridas, lo que sin duda es un estímulo más para la migración de soluciones albergadas en las dependencias del cliente a otras en la nube, a lo que ya nos hemos referido anteriormente.
En mi opinión en los próximos años veremos una auténtica revolución de los espacios de trabajo, principalmente de las salas de reunión, que se convertirán en auténticos centros de productividad y pondrán a disposición del empleado herramientas de última generación que, sin duda, ayudarán a mejorar su eficiencia a la vez que su experiencia como empleado, e incluso me atrevería a decir que pueden servir de foco de atracción y retención de talento. Quizá en una entrevista de trabajo no muy lejana un candidato podría preguntar: “¿puedo ver sus salas de reuniones?” y esto convertirse en una oportunidad que sin duda las empresas deberían aprovechar.
Imagen: Rikard Wallin
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