Un mundo global y un entorno empresarial en constante evolución en el que cada vez es más necesario interactuar en tiempo real con colaboradores, partners y clientes en cualquier parte del mundo. Ése es el escenario laboral en el que nos movemos: un contexto internacionalizado que nos ha traído innumerables ventajas pero también algún inconveniente.
Lo que resulta evidente es que hoy día en las grandes compañías y multinacionales es casi imprescindible viajar y estos desplazamientos frecuentes ocasionan grandes pérdidas de tiempo que afectan a la productividad, a la conciliación de la vida laboral y personal, y generan importantes gastos en viajes, alojamientos y dietas. En España, por ejemplo el 16 por ciento de las grandes empresas gasta más de 5 millones en viajes.
La telepresencia es una de las mejores soluciones que existe en el mercado para reducir el número de desplazamientos, ya que posibilita realizar reuniones virtuales como si fuesen reales, a través de un sistema de videoconferencia avanzado que conecta varias sedes que pueden encontrarse a miles de kilómetros unas de otras. El servicio se basa en pantallas de alta definición con la última tecnología de vídeo en tiempo real y sonido envolvente.
Transmite imágenes en tamaño real de las personas que están en otra ciudad o continente, a las que se ve y escucha como si se encontrasen a pocos metros de distancia. El retardo es inexistente, mientras el contacto visual directo y la calidad de la voz resultan prácticamente perfectos para captar todos los comentarios, expresiones, gestos y matices de la conversación, lo que consigue que los interlocutores olviden que no se encuentran físicamente en el mismo lugar. Además, durante las sesiones no sólo se mantiene una comunicación oral y gestual, sino que también se pueden compartir presentaciones, documentos, gráficos, etc.
Optimizar el tiempo y abrir la posibilidad de estar presente en varios países son algunos de los motivos que han hecho que las soluciones tecnológicas de colaboración estén cobrando tanto protagonismo. El hecho de poder operar con toda normalidad en varios países simultáneamente facilita la gestión global del negocio e impulsa una cultura más abierta y comunicativa en las organizaciones.
En el caso de la telepresencia se ha conseguido tal grado de realismo que los usuarios afirman tener la sensación de estar reunidos en el mismo lugar. Esto es algo muy importante ya que por lo general en una conversación alrededor de un 55 por ciento del contenido de la comunicación es no verbal, y lo cierto es que no todas las herramientas de colaboración proporcionan ese nivel de claridad e interacción que ofrece la telepresencia, una solución totalmente integral que incluye desde la tecnología hasta el acondicionamiento de las salas: iluminación, recubrimiento de paredes, mobiliario, aislamiento acústico, etc. Garantiza una fiabilidad absoluta sin interrupciones ni incidencias y se trata de una herramienta muy sencilla y de fácil manejo.
Actualmente Telefónica dispone de salas habilitadas para el servicio de telepresencia repartidas por Europa (España, Inglaterra, Alemania, República Checa), América (Venezuela, Colombia, Chile, Perú, México, Argentina, Brasil, Paraguay), Estados Unidos y China, con un índice de uso creciente por parte de distintas empresas y entidades. Además, cuenta con centros de servicio, como parte de la infraestructura común, distribuidos geográficamente en Madrid, Londres, Miami y Hong Kong.
Cada vez más organizaciones en todo el mundo valoran las ventajas y los ahorros que aporta este sistema, una solución que en España tiene un futuro prometedor, y más si tenemos en cuenta que es uno de los países que más gasta en viajes de negocios, millones de desplazamientos que ocasionan grandes cantidades de emisiones de CO2 que dañan el medio ambiente . Además, la telepresencia también reduce costes intangibles, como los efectos del jet-lag, los tiempos de preparación de un viaje o el cansancio.
Con esto no pretendo afirmar que todos los viajes de empresa sean prescindibles, seguro que habrá algunos que resulten inevitables, pero desde luego un número elevadísimo podría reducirse gracias a soluciones de este tipo.
¿Se trata entonces de un sistema que contribuirá a que las empresas reduzcan gastos y sean más eficientes y sostenibles? Todos los datos indican que así es y, aunque he llegado a leer algún artículo que afirma que el teletransporte llegará en un futuro, …… mejor hablemos de realidad no de ciencia ficción.
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