El mes pasado se celebró la I Jornada de Tecnología y Fundaciones en la flagship de Telefónica, con el fin de analizar y debatir sobre el papel que juega hoy en día la tecnología en la mejora de la obra social de estas instituciones, así como compartir experiencias y aprendizajes, fruto de la transformación digital que muchas de ellas ya están acometiendo.
Esta transformación y modernización de los procesos en busca de una mayor eficiencia operativa y un ahorro de costes se presenta como uno de los principales retos a los que tienen que enfrentarse. Les permitirá acelerar su capacidad de actuación y trabajar con un mayor escalado, de forma que podrán abordar más proyectos y de mayor envergadura, sin necesidad de incrementar recursos. Solo así podrán ser más relevantes y lograr un mayor impacto y repercusión en su obra social.
La búsqueda de la optimización y la eficiencia operativa se ha convertido en un mantra, pero en el ámbito de las fundaciones saben que esto no va solo de usar la tecnología, sino de tener claros los objetivos y entender el sentido y el fin último de los procesos. Solo así es posible trazar una estrategia y una hoja de ruta.
En ello están y ya se empiezan a vislumbrar los primeros resultados, gracias a la mejora de sus capacidades tecnológicas y a la virtualización de sus activos, a la implantación de nuevos servicios y soluciones, así como a la simplificación y actualización de los ya existentes. Todo ello está permitiendo, de una forma progresiva, que las fundaciones, algunas de ellas centenarias, no se queden obsoletas y encajen con éxito en una sociedad en constante cambio.
Uno de los principales obstáculos a los que las fundaciones tienen que enfrentarse es precisamente a su legado tecnológico. En muchos casos, las fundaciones afirman que, en lugar de ser una palanca habilitadora, se convierte en el principal freno en su proceso de modernización. La realidad es que los sistemas heredados suelen ser poco flexibles o con múltiples aplicaciones y con procesos administrativos que no facilitan la transferencia del conocimiento o son incompatibles entre sí. Esta herencia no siempre se puede migrar o evolucionar, y suele tener muchas implicaciones de difícil gestión y/o resolución. El resultado es que muchas veces se decide comenzar de cero con nuevos sistemas sobre estructuras más actuales, ágiles y flexibles, como solución más sencilla y económica. Estos nuevos ecosistemas digitales permiten, por ejemplo, que fundaciones con una misma matriz pero funcionalmente independientes puedan compartir información de manera ágil y segura o trabajar colaborativamente para poner en marcha iniciativas conjuntas, algo que en el escenario anterior habría sido absolutamente inviable.
Pero hay más. Temas de protección de datos y migración a la nube o cómo abordar y almacenar grandes cantidades de información especialmente sensible como la relacionada con ayudas sociales, supone un reto común a las fundaciones, que requiere de una respuesta tecnológica segura y fiable.
Abordar entornos colaborativos 360º que allanen el trabajo en equipo, simplifiquen los procesos y mejoren la eficiencia de los empleados, a los que hay que inculcar un cambio cultural, es otro aspecto fundamental, y más cuando en muchas de estas entidades los centros de trabajo son muy heterogéneos. Las grandes instituciones, como Fundación Telefónica, con personal no solo en distintos países, sino en varios continentes, abogan por la necesidad de digitalizar el puesto de trabajo y migrar la forma de trabajar a la nube.
En los casos en los que ya ha comenzado la implantación de estos entornos de trabajo colaborativo, los resultados son evidentes: mayor eficiencia tanto en ahorro de tiempo como de costes y un mayor impacto social. Así lo demuestran la automatización de procesos, antes manuales, para convocatorias masivas de becas y ayudas sociales, voluntariado de vacaciones solidarias o campamentos infantiles, por ejemplo, que han permitido amplificar los beneficiarios, ante la facilidad de recepción y gestión de la información recopilada y que los empleados puedan dedicar ese ahorro de tiempo a otras tareas.
Las posibilidades se multiplican. Ahora es posible presentar una solicitud a través de un formulario online, sin necesidad de desplazarse ni ajustarse a un horario determinado, lo que elimina barreras geográficas y horarias. Se aumenta el alcance y se facilita la logística. La implantación de la firma digital, el reconocimiento del DNI, así como la instalación de nuevos dispositivos para ayudar al cliente, algunos de los cuales no entienden la tecnología, son algunos ejemplos de las nuevas herramientas con las que las fundaciones están innovando en sus procesos de interrelación con el cliente. Se trata de un win-win en toda regla: todos ganan.
La tecnología es un motor de cambio, pero tiene que serlo en positivo en todos los sentidos. Y, por ello, una de las principales preocupaciones a la hora de la transformación digital de las fundaciones es que las TIC sean inclusivas y nadie, ni empleados ni parte de la sociedad, se quede atrás. Su transformación digital debe ser para avanzar, pero sin que nadie resulte excluido, porque iría contra la propia esencia de las fundaciones.
Precisamente la AEF (Asociación Española de Fundaciones) premiaba a Fundación Telefónica por “su decidido impulso para hacer de las transformaciones tecnológicas un instrumento al servicio de la sociedad digital, que responda a las exigencias de la igualdad de oportunidades y a la difusión del conocimiento para todos y al servicio de todos”.
Las personas deben estar en el centro y, como mensaje de cierre de la jornada, todos coincidieron en la idea de que la tecnología habilita, pero son las personas las que transforman.
Imagen: AKSIMA
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