El uso de soluciones de videoconferencia se da con menor frecuencia que el resto de las herramientas de Comunicaciones Unificadas y Colaboración (UC&C): así lo confirma el estudio publicado el pasado mes de diciembre por IDC, “Estado de las Comunicaciones Unificadas y Colaboración empresarial en España”.
En el mismo informe se afirma que un 46 por ciento de las empresas encuestadas, casi la mitad, da acceso a soluciones de videoconferencia a menos de un 30 por ciento de su plantilla, mientras que la universalidad del servicio para todos los empleados solo ocurre en el 3,3 por ciento de las encuestadas.
Estos datos de accesibilidad difieren mucho de las otras dos herramientas de UC&C analizadas: las soluciones de compartición de archivos, por un lado, con una accesibilidad de más del 75 por ciento de los empleados en el 57 por ciento de los casos estudiados y, por otro, las de mensajería instantánea corporativa, en cuyo caso la universalidad llega hasta el 46 por ciento de los empleados para empresas de entre 500 y 999 trabajadores.
Recordemos también que disponer de una herramienta no implica su uso en todos los casos, pero en lo relativo a la videoconferencia no estamos hablando de problemas de adopción, sino de imposibilidad de acceso a la misma, aspecto que en mi opinión va a cambiar drásticamente en los próximos años por varios motivos:
El primero es el incremento de empleados que trabajan remotamente. Según el informe elaborado por Adecco e investigadores de Barceló y Asociados, Monitor Adecco de Oportunidades y Satisfacción en el Empleo, el número de personas que dice trabajar al menos ocasionalmente desde su hogar muestra una clara tendencia ascendente desde 2006 y, aunque en el bienio 2014-2015, la primera etapa de la recuperación económica, se redujo, volvió a crecer en 2016 y con más fuerza en 2017, lo que ha permitido llegar al 7,4 por ciento actual del total de ocupados en España. Otro dato muy significativo es que de los casi 950.000 empleos creados en los últimos ocho trimestres, un 25 por ciento correspondió a teletrabajadores.
En un artículo anterior titulado “La colaboración empresarial, clave para la productividad y la gestión del talento” comentaba que el 77 por ciento de las reuniones todavía se sigue realizando de manera presencial o telefónica, pero el teletrabajador que tradicionalmente se conecta a las reuniones a través de audioconferencia encuentra cada vez más sencillo y efectivo activar su cámara y “dejarse ver”, al mismo tiempo que su uso genera un efecto llamada para otros empleados que quieren sentirse “presentes” en las reuniones y no ser solo una voz remota de vez en cuando.
La movilidad está también muy unida al concepto de talento. Ya hemos escrito anteriormente de la revolución del talento, cuando decíamos que, según el informe “IDC Predictions 2018”, el 24 por ciento de las organizaciones de toda Europa reconocía dificultades a la hora de captar y/o retener talento. Dicho talento busca cada vez más estilos de vida en los que exista un equilibrio entre vida personal y profesional. Esta necesidad se acentúa entre los millennials, e incluso la superan los llamados nómadas digitales, que trabajan al mismo tiempo que viajan. Son necesarias, por tanto, herramientas que los conecten en remoto con sus compañeros, socios, clientes, etc. de una forma óptima. Requieren que su tiempo de conexión sea realmente productivo y su comunicación lo más eficiente posible. Y recordemos, además, que muchos expertos cuantifican en un porcentaje de entre el 55 y el 80 por ciento la importancia de la comunicación no verbal, solo posible presencialmente o por videoconferencia.
Otro aspecto que influirá decididamente en el incremento del uso de la videoconferencia es el rediseño de las oficinas, donde se está dando un incremento muy significativo de los espacios dedicados a las reuniones informales y la colaboración y a los que tiene acceso casi la totalidad de los empleados. Este tipo de espacios, denominados en inglés huddle rooms, deben facilitar la colaboración de todos los participantes, lo que, como veíamos antes, significa poder conectar con compañeros que trabajen en remoto. Es clave dotar a este tipo de salas de soluciones eficientes de videoconferencia sin necesidad de grandes inversiones, ya que el número de estas salas es muy numeroso, y esto las convierte en uno de los principales objetivos de los fabricantes líderes del mercado de videoconferencia, que están lanzando soluciones cada vez más económicas con altos estándares de calidad.
También facilitará la universalidad de la videoconferencia la adopción de formas de trabajo ágiles no solo por los departamentos en los que tradicionalmente se empleaban, los de desarrollo de software, sino por el resto de la compañía. Recordemos que la colaboración es un factor fundamental de las metodologías ágiles y muchos de sus rituales requieren de una comunicación continua entre todos los miembros del equipo y, aunque todavía hay mucho camino por recorrer y muchas veces se asocian los métodos ágiles con compartir el mismo espacio físico, no podemos olvidar, como ya señalaba, que la movilidad es fundamental y el talento es muy difícil que esté localizado en el mismo lugar.
Por último, y volviendo al estudio con el que comenzaba este artículo, “Estado de las Comunicaciones Unificadas y Colaboración empresarial en España”, Telefónica aparece como el operador de Telecomunicaciones mejor valorado para la prestación de este tipo de servicios, así que si estáis pensando en facilitar la movilidad de vuestros empleados o dotar a las oficinas de espacios de colaboración adecuados, no olvidéis contar con ella como el mejor partner posible.
Imagen: algona81
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