A todos nos ha pasado alguna vez que aquella reunión tan importante a la que deberíamos asistir justo la ponen en el peor momento: por ejemplo, el único viernes que decido salir una hora antes porque sólo quedaba una plaza en el AVE de las 14:00h para irme a Tarragona a ver a mis padres. Pues bien, lo que hoy os quiero contar es que ya es posible no perder el billete de tren y asistir a esa reunión, viéndoles las caras a los demás participantes y con acceso a las presentaciones que se comentan.
La videoconferencia comenzó en las empresas con la compra de equipos que se conectaban entre sí a través de RDSI. De esta forma, la imagen se pixelaba y la experiencia de usuario era muy mala, por no hablar de lo que se tardaba en establecer la conexión: había que coger el mando, marcar el número del destinatario, esperar a que hubiera alguien al otro lado y luego cruzar los dedos para que no se produjera ningún problema en el transcurso de la reunión, que no se cortara, que se oyera bien…
Pero la tecnología ha cambiado mucho. Empezando porque los equipos son ya todos HD (High Definition) o Full HD, y muy pocos son ya los que se plantean hacer las llamadas por RDSI. Las grandes empresas tienen MacroLAN o llaman por IP a redes externas. Es cierto que de esta segunda forma no se garantiza la calidad de servicio, pero si ambos extremos de la conferencia tienen un buen ancho de banda, la experiencia de usuario será infinitamente mejor de lo que era con RDSI, donde tampoco existían garantías.
Pero no sólo se realizan videoconferencias con equipamiento especializado. Es más, cuando comenzaron a realizarse, sólo existían equipos de video y de telepresencia: las llamadas salas inmersivas, para lo que es necesario acondicionar una sala, incluso hacer obra para que ambas sean “salas espejo” y realmente parezca que todos se encuentran presentes en la reunión. Ambas salas tienen las mismas sillas, la misma mesa ovalada de forma que parece que continúa al otro lado de la pantalla e incluso el mismo color de pared.
Lo que cada vez se está extendiendo más es el vídeo en entornos multidispositivo. Todos tenemos ya un smartphone, un PC o una tableta (o las tres cosas), a través de los cuales nos conectamos a Internet. Y, por tanto, la demanda de los usuarios es poder utilizar toda la tecnología disponible, esté donde esté. Esto, unido a que los anchos de banda cada vez son mejores (de ADSL a fibra, de 2G a 3G y ahora incluso a 4G), hace posible disfrutar de una videoconferencia de alta calidad desde cualquier dispositivo.
Por ello, el vídeo se empieza a consumir desde cualquier dispositivo, lo que hace que los grandes fabricantes tengan que adaptar sus infraestructuras. Es decir, si se va a establecer una reunión por videoconferencia, los usuarios desearán conectarse desde una sala de telepresencia, pero quizá también desde una sala de reuniones o desde un hotel e incluso desde el tren. Todos ellos tendrán un equipo/dispositivo desde el que conectarse y la infraestructura deberá poder soportar que todos ellos puedan "asistir" a la reunión.
Pero cuanto mayor es la diversidad, más complicado resulta gestionar este entorno. Por ello, para poder estar a la última, contar con las actualizaciones más recientes y no morir en el intento, siempre es recomendable disponer de una gestión en cloud. De esta forma no nos tendremos que preocupar ni de establecer la conferencia, ni de mantener actualizado el software, ni de comprar un equipo con los suficientes puertos para mantener multiconferencias con tantos puntos como los usuarios demanden.
En estos entornos cloud, suele ser sencillo además calcular el retorno de la inversión (ROI), algo muy importante a la hora de contratar estos servicios extremo a extremo que, como tales, suelen trasladarse a cuotas mensuales.
Supongamos que necesito quince salas y que éstas me salen por 4.500 euros al mes equipos y gestión incluidos. Si tenemos en cuenta que un puente aéreo Madrid-Barcelona ida y vuelta me sale por unos 370 euros y un AVE de Madrid a Sevilla por 120 euros, si estas quince salas fueran nacionales, y haciendo la media de los catorce viajes necesarios (suponiendo que la reunión tiene lugar en una de las sedes) basada en los costes de los trayectos antes mencionados, con hacer dos viajes al mes ya me resulta rentable tener un servicio de videoconferencia. Además, estas personas en lugar de emplear un día viajando para una reunión, se habrán conectado sin problema todas a la vez, habrán mantenido su reunión de una o dos horas y habrán podido continuar con su jornada laboral, como si la reunión hubiera sido en su sede.
Pero es que si esas quince salas están repartidas a lo largo de Europa donde un vuelo de ida y vuelta a Londres, por ejemplo, puede costar unos 400 euros, el ROI se me convierte en un viaje o lo que es lo mismo una reunión al mes. Y si ocurre que los empleados están en Latinoamérica, cuyo vuelo sube a 1.400€ euros, ya estamos hablando de que saldría a cuenta con un vuelo cada cuatro meses.
También es cierto que siempre hay que tener en cuenta el ancho de banda necesario para que pueda mantenerse una videoconferencia en HD, pero hoy en día son muchas las grandes empresas que ya cuentan con MacroLAN en sus sedes.
A las ventajas de los servicios llave en mano, habría que añadir los acuerdos entre los proveedores de servicios. Gracias a ellos, diferentes empresas que quieren realizar videoconferencias entre sí, pueden interconectar sus redes a través de una conferencia business to business (B2B).
Si bien es cierto que no estamos del todo acostumbrados a mantener videoconferencias con regularidad y menos desde cualquier lugar, cuanto antes comencemos a utilizarlas, más rápido conseguiremos ahorrar costes, algo que cada día es más importante para las empresas. La tecnología ya está lista, solo falta probarla.
Imagen portada: spieri_sf
Imagen inferior: oxmour
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