Es bastante habitual la confusión en las empresas entre una solución de telepresencia y otra de videoconferencia por no tener claro qué prestaciones ofrece cada una y cuál se adecúa mejor a sus necesidades. El hecho de que uno de los mayores fabricantes de este tipo de soluciones unificara los términos y denominara a todas las familias de equipos de vídeo telepresencia tampoco ha ayudado. Si realmente queremos usar el mismo término habría que diferenciar entre telepresencia y telepresencia inmersiva. Pero, para aclararnos, es más sencillo denominar a la primera videoconferencia y a la segunda, que va un poco más allá, telepresencia.
La videoconferencia tradicional resulta suficiente en muchas ocasiones, permite ver a las otras personas con una buena resolución y unos movimientos más o menos reales, pero no es capaz de transmitir esa sensación de reunión presencial, de estar en la misma sala a pesar de que los asistentes se encuentren hasta a miles de kilómetros de distancia.
Para que esta sensación de inmersión sea lo mayor posible, es muy importante cuidar la adecuación de las salas en cuanto a la decoración, el sonido, la iluminación… hasta el punto de que sean “salas espejo”. Con el paso de los años, los fabricantes han ido restando importancia a este aspecto por el coste que conlleva, pero el cuidado de estos detalles es muy importante para que la experiencia sea cien por cien satisfactoria.
Como consejos prácticos, antes de implementar una solución de este tipo es muy importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Concretar las necesidades: hoy en día hay soluciones a través de Internet que permiten realizar comunicaciones de vídeo, pero la videoconferencia/telepresencia de alta calidad convierte la reunión virtual en algo mucho más real, como si se tratase de un encuentro cara a cara, debido a la gran calidad y eficiencia del vídeo.
- Estudiar el número medio de participantes, tamaño de la sala, si va a ser habitual compartir contenidos y/o presentaciones, si se necesitan proyectores de documentos, pizarras, pantallas adicionales…
- Analizar la forma en que los participantes van a conectarse: ¿accederán desde la misma oficina o de manera remota?, ¿en movilidad?, ¿qué tipo de equipos/dispositivos usarán? Cuanto mayor sea la diversidad, más complicado resultará gestionar ese entorno. Por ello, para poder estar a la última, contar con las actualizaciones más recientes y no morir en el intento, siempre es recomendable disponer de una gestión en cloud, como contaba una compañera en un post anterior.
- Comprobación del ancho de banda disponible.
Ni las soluciones de videoconferencia ni las de telepresencia terminarán por suprimir por completo los viajes de negocios, pero sí pueden sustituir a algunos de ellos, con las ventajas que esto supone en cuanto a reducción de gastos en desplazamientos y horas improductivas, cansancio asociado a los viajes, mayor productividad de los empleados (hasta un 30 por ciento, según estudios realizados), mejor conciliación entre la vida laboral y la personal y, algo muy importante también, la reducción de emisiones de CO2 que significa y cómo esto redunda en el medio ambiente.
Imagen: Gluttorm Flataboo
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