Gestión de notas de gasto Travel expense

Digitaliza la gestión de las notas de gastos y mejora la experiencia de usuario de tus empleados

Digitalización y gestión eficaz de las notas de gasto

Eficientar los procesos se ha convertido en una de las necesidades principales de todas las empresas. La digitalización de las notas de gasto, aparte de las ventajas en materia de eficiencia, permite mejorar la experiencia de usuario de tus empleados.

La herramienta está certificada por la AEAT, por lo que es posible deshacerse del ticket en papel. Las tareas manuales se reducen considerablemente, lo que permite cumplir con mayor facilidad con la política de gastos de la empresa.

Gracias a los flujos de aprobación configurables, la revisión de los gastos es más sencilla y el empleado recibe el reembolso con mayor rapidez.

Desde Telefónica te ayudamos a desarrollar tu estrategia digital end-to-end poniendo a tu disposición toda nuestra experiencia y todas nuestras capacidades, tanto tecnológicas como humanas.

La importancia de digitalizar las notas de gasto

¿Cómo se digitalizan las notas de gasto?

La plataforma captura de manera automática, mediante tecnología OCR, los datos relevantes de una nota de gasto (fecha, importe y proveedor) y los incorpora a los sistemas de gestión del cliente. La fotografía es almacenada y custodiada en la nube con las garantías legales necesarias.

Beneficios de la gestión de notas de gastos

La gestión de notas de gasto supone para tu empresa un ahorro económico, un aumento de la productividad, asegurar el cumplimiento normativo y una mejora en la experiencia de usuario de tus empleados gracias a un uso fácil e intuitivo de la plataforma.

Funcionalidades e integración

La plataforma está desarrollada para adaptarse a las necesidades del cliente y permite su integración con los sistemas de gestión del mismo. Esta dispone de funcionalidades adicionales como la analítica avanzada, la gestión del IVA y el SII (suministro inmediato de información).

Casos de uso

Te mostramos algunos casos de uso de la digitalización de la gestión de notas de gasto y las ventajas en eficiencia y costes que puede proporcionar a tu empresa:

  • Flujos de aprobación

    Estos flujos, predefinidos y automatizados, ayudan a que el proceso de revisión y aprobación de los gastos sea más eficaz en escenarios complejos, comunicando y coordinando a los diferentes departamentos implicados.

  • Tarjetas de empresa

    Las tarjetas de gasto físicas o virtuales permiten un mayor control de las políticas de gasto, tanto antes como después de que se produzca el gasto. Los empleados evitan tener que adelantar el pago, mejorando su satisfacción.

  • Recuperación de IVA

    La digitalización de la gestión de notas de gasto también puede ayudar a recuperar el IVA de los tiques de gasto que muchas empresas actualmente deducen erróneamente o que ni siquiera gestionan.

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Preguntas más frecuentes

Hacienda puede reclamarme las notas de gasto varios años después del pago ¿Tengo que seguir guardando las notas de gasto en papel?

No, es posible deshacerse del ticket en papel puesto que la herramienta está certificada por la AEAT y el documento digitalizado tienen la misma validez legal que el papel.

Parte de mis empleados realizan visitas a cliente en sus vehículos propios ¿es posible incluir estos gastos en la gestión global?

Sí, la herramienta está preparada para incluir los gastos de kilometraje que realicen tus empleados dentro de los flujos disponibles de gestión y aprobación de gastos.

¿Dispone la solución de elementos adicionales al servicio básico que aumentan el valor de la misma?

Sí, la solución dispone de funcionalidades adicionales como la posibilidad de solicitud de anticipos, la posibilidad de gestionar el IVA o la posibilidad de disponer de tarjetas de débito físicas o virtuales para los empleados.

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