En mayor o menor medida, todo lo que hemos conseguido o alcanzaremos en la vida está condicionado por decisiones de terceras personas. Por ello, dominar el arte de la comunicación y saber expresarnos y transmitir de manera eficiente lo que queremos marca nuestro camino en el mundo.
Comunicar bien puede ser la diferencia entre conseguir cenar con la persona que nos gusta o volver a hacerlo con ese amigo que nunca nos falla, entre que nos den una oportunidad de trabajo o tener que seguir buscando. Puede ser el punto de inflexión entre lograr la financiación para poner en marcha el proyecto de nuestra vida o que se quede en un sueño.
En un estudio con ejecutivos de la empresa Distinction más del 86 por ciento afirmaba que saber comunicar había tenido un impacto directo en su carrera profesional y en el sueldo que recibía. No en vans es una de las habilidades blandas más valoradas. Sin embargo, solo el 25 por ciento dedicaba más de dos horas a preparar sus presentaciones más importantes. Es cierto que hay gente que nace con el don de la comunicación y es capaz de venderte un abrigo en verano, pero también es cierto que es algo que podemos (y debemos) trabajar para mejorar a lo largo de los años.
En nuestra vida profesional constantemente tratamos, mediante la comunicación, de vender una idea, un producto, el resultado de un análisis o una propuesta. Solemos hacer las comunicaciones importantes con una presentación en vivo, que se apoya en alguna herramienta tipo PowerPoint, con la que también se cometen muchos errores como veremos dentro de poco en otro post. Y las no tan importantes, pero más numerosas, a través del correo electrónico.
Cuando hacemos una comunicación con un objetivo concreto el reto principal es hacerla atractiva, a la vez que sencilla. Se trata de conseguir que nos quieran dedicar un tiempo (de verdad) para que el mensaje tenga más posibilidades de calar. Es frustrante notar o intuir mientras uno habla que está provocando indiferencia, aburrimiento o un interés impostado.
“Comunicaciones losa” y goles en propia puerta
"Si es difícil de leer, será difícil de hacer". Esa fue la conclusión de la investigación de Song y Schwarz de la Universidad de Michigan en 2008.
Presentaron a dos grupos de estudiantes un plan de entrenamiento. A uno de ellos en una fuente fácil de leer y al otro en una cursiva más complicada. Después les preguntaron cuánto tiempo creían que les llevaría realizar el plan. El recargamiento de la fuente hacía que valoraran el plan como más complicado y esto disminuía la probabilidad de que lo llevaran a cabo.
Algo parecido pasa en nuestro día a día. Estamos inundados de presentaciones, documentos y correos electrónicos sobrecargados de texto, con números que se camuflan entre tanta letra. Comunicaciones densas, que exige tiempo y esfuerzo interiorizar, que obligan a abordarlas con un café por delante y que caen como una losa sobre el que las recibe, que somos la mayoría.
Todo eso aunque la intención del que las hace es ser escuchado o leído… En un mundo en el que cada vez vamos más deprisa, en una cultura más de hacer que de pararse a pensar y en un entorno con tantas distracciones a través de tantos canales comunicar así es como "meterse un gol en propia puerta".
Una imagen vale más que mil palabras
Tamaño y densidad no tienen correlación con el esfuerzo ni la importancia y, mucho menos, con la eficacia a la hora de comunicar. Si queremos que nos lean o escuchen tenemos que esforzarnos en ponerlo fácil.
Si queremos, además, que el mensaje perdure la visualización es una poderosa ayuda.
Sabemos que nuestro cerebro es capaz de retener aproximadamente un 10 por ciento de lo que escuchamos y un 20 por ciento de lo que leemos. Si habéis releído algún libro os habrá sorprendido la cantidad de información "nueva" que habéis encontrado, bien porque la omitisteis o no retuvisteis en la primera lectura. En cambio, el porcentaje de retención de lo que vemos llega a un 80 por ciento. La expresión de "una imagen vale más que mil palabras" no puede ser más cierta.
Pero no solo eso: también sabemos que procesamos el contenido visual sesenta mil veces más rápido que el texto. Por tanto, apoyarnos en visualizaciones a la hora de comunicar un mensaje va a ayudar a que se transmita de manera más eficaz y en un tiempo menor .
Datos capaces de contar historias a través de gráficos
El número de datos generados en el mundo está aumentando de forma exponencial y a partir de 2030 se prevé una autentica explosión. Visualizar es la mejor forma de transmitir el mensaje que nos cuentan los datos. Veíamos también el poder de big data para contar historias. Pero la gran mayoría incurre en el error de reflejar los datos en una tabla. Es maravilloso porque caben todos los que queramos: solo es cuestión de crear más filas y columnas.
Sin embargo, las tablas no favorecen la comprensión de grandes cantidades de datos, no permiten apreciar comparativas entre ellos. Así que olvidaros de transmitir tendencias, patrones o conexiones importantes a través de ellas. Además, son aburridas, grises y tristes. Eso tampoco juega a nuestro favor.
Por otro lado, está el caso contrario: el de quienes se atreven con gráficos de muchos colores y “mucho de todo”. Su diseño ignora las reglas más básicas de la visualización y dificulta más que facilita la comprensión de la audiencia.
La presentación es la mitad de nuestro trabajo
Es importante hacer nuestro trabajo pero también saber contarlo. Y, una vez analizados los datos y elaborada una propuesta, queda la parte más difícil: conseguir que nos escuchen con atención y convencer a los demás de que la solución propuesta es la mejor. Para ello, la forma de presentarlo suele ser más importante que los hechos mismos.
Así que para vuestra próxima presentación o email esforzaros en ponérselo más fácil a la audiencia: valorad la brevedad como señal de respeto el tiempo de los demás, ayudaos de gráficos y, al igual que cuidamos la ortografía, procurad conocer las reglas más básicas de la visualización.
"Y si he escrito esta carta tan larga, ha sido porque no he tenido tiempo de hacerla más corta“ (Blaise Pascal).
Imagen: Oliver Tacke
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